Politique de confidentialité

1. Notre engagement envers la protection de vos renseignements

Chez Force5 inc. (« Force5 », « nous », « notre »), notre mission est de guider les entreprises à travers des transformations numériques complexes. Cette mission repose sur un capital essentiel : la confiance. Nous sommes conscients que la gestion rigoureuse et éthique des renseignements que vous nous confiez est le fondement de notre relation de partenariat.

La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous informer, en des termes clairs et transparents, de nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de communication et de protection de vos renseignements personnels. Elle a été rédigée en conformité avec les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (communément appelée « Loi 25 ») et reflète notre engagement indéfectible envers la protection de votre vie privée.

Cette politique s'applique à l'ensemble de nos activités, que vous visitiez notre site web (force5.ca), vous abonniez à nos publications, ou interagissiez avec nous dans le cadre de nos services-conseils.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, toute organisation doit désigner une personne responsable de veiller à l'application de ses principes. Chez Force5, cette fonction clé a été déléguée par la direction à une associée qui en a la compétence et l'autorité.

3. Collecte et utilisation des renseignements personnels

Notre principe directeur est la minimisation des données : nous ne collectons que les renseignements strictement nécessaires aux finalités déterminées et légitimes de nos activités. Nous ne vendons, ni ne louons, vos renseignements personnels à des tiers.

Nous collectons vos renseignements de deux manières principales :

A. Renseignements que vous nous fournissez directement

Il s'agit des renseignements que vous nous communiquez volontairement lors de nos interactions.

• Renseignements d'identification et de contact : Votre nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, ainsi que votre titre et le nom de votre entreprise.
  • Contexte de collecte : Lorsque vous remplissez notre formulaire de contact, vous abonnez à nos blogues, téléchargez nos livres blancs, ou lors de nos premiers échanges.
  • Finalité : Ces informations sont essentielles pour répondre à vos demandes, établir une communication professionnelle, vous identifier, vous acheminer les contenus sollicités et assurer le suivi de nos conversations.
• Renseignements sur vos besoins d'affaires : Les informations que vous partagez sur votre contexte d'affaires, vos défis opérationnels, vos objectifs et vos projets de transformation numérique (ERP, CRM, BI, etc.).
  • Contexte de collecte : Principalement lors de nos discussions exploratoires, ateliers et mandats de consultation.
  • Finalité : Comprendre en profondeur votre réalité d'affaires afin de personnaliser nos analyses, d'évaluer la pertinence de nos services pour votre situation, et de formuler des recommandations stratégiques justes et éclairées.

B. Renseignements collectés automatiquement par des moyens technologiques

Il s'agit d'informations recueillies lors de votre navigation sur notre site web.

• Données de navigation et d'interaction : Votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, votre situation géographique générale, les pages que vous consultez, la durée de votre visite et les liens sur lesquels vous cliquez.
  • Contexte de collecte : Automatiquement via des témoins de connexion (cookies) et autres technologies similaires, sous réserve de votre consentement.
  • Finalité : Ces données, généralement traitées de manière agrégée et anonymisée, nous permettent d'analyser la performance de notre site, de comprendre quels sujets et expertises suscitent le plus d'intérêt, et d'optimiser l'ergonomie et la pertinence de nos contenus.

4. Consentement

Le consentement est au cœur de notre démarche. Nous nous assurons d'obtenir un consentement manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques avant de collecter ou d'utiliser vos renseignements. Cela signifie que nous utilisons un langage clair, que nous n'utilisons pas de cases pré-cochées, et que vous pouvez retirer votre consentement aussi facilement que vous l'avez donné. Le retrait de votre consentement est détaillé à la section 8.

5. Partage et communication de vos renseignements

La confidentialité de vos renseignements est une règle d'or. Force5 ne communique vos renseignements personnels à des tiers que dans les cas suivants, et toujours selon les balises les plus strictes :

• Fournisseurs de services technologiques : Nous faisons appel à des partenaires de confiance pour des services essentiels (par exemple, l'hébergement de notre site web, nos solutions de communication par courriel, notre système de gestion de la relation client). Ces fournisseurs sont rigoureusement sélectionnés et liés par des contrats qui leur interdisent d'utiliser vos renseignements à d'autres fins que la prestation de service convenue et qui les obligent à maintenir des mesures de sécurité équivalentes aux nôtres.
• Partenaires et intégrateurs dans le cadre de mandats : Dans le cadre de nos mandats de sélection technologique, il est possible que nous partagions des renseignements de base vous concernant (tels que votre nom, votre entreprise et la nature de votre projet) avec des intégrateurs ou des fournisseurs de solutions potentiels. Cette communication, essentielle pour obtenir des propositions de service pertinentes pour vous, ne sera jamais effectuée sans avoir obtenu au préalable votre consentement explicite et éclairé pour chaque partage envisagé.
• Obligation légale : Nous pourrions être tenus de communiquer vos renseignements si la loi l'exige, pour nous conformer à une ordonnance d'un tribunal, ou pour répondre à une demande légitime d'une autorité publique.
• Ententes de confidentialité spécifiques : Il est important de noter que cette politique de confidentialité générale ne se substitue pas et n'affaiblit en rien les ententes de non-divulgation (« NDA ») ou les clauses de confidentialité spécifiques que nous signons avec nos clients dans le cadre de mandats. De telles ententes contractuelles, étant plus spécifiques, auront toujours pleine force et préséance.

6. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à l'accomplissement des finalités pour lesquelles ils ont été collectés, ou pour nous conformer à nos obligations légales et professionnelles.

• Abonnés à nos publications : Vos renseignements sont conservés jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement (via le lien de désabonnement).
• Demandes d'information et prospects : Les renseignements sont conservés pour une durée de trois (3) ans après notre dernier contact significatif, afin de pouvoir reprendre contact de manière contextuelle.
• Données de navigation : Les données analytiques sont conservées pour une période maximale de 26 mois, après quoi elles sont détruites ou anonymisées.
• Dossiers clients : Les renseignements liés à un mandat sont conservés pour la durée requise par les lois applicables (notamment fiscales) et nos obligations professionnelles, généralement une période de sept (7) ans après la fin du mandat.

À l'échéance de cette durée, nous procédons à la destruction sécuritaire ou à l'anonymisation irréversible de vos renseignements, selon des procédures documentées.

7. Sécurité et protection de vos renseignements

La sécurité de vos renseignements est une priorité absolue. Nous mettons en place des mesures de sécurité techniques, organisationnelles et physiques appropriées pour protéger vos renseignements contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération et la destruction.

Ces mesures incluent, sans s'y limiter :

• Chiffrement : Utilisation de protocoles de chiffrement sécurisés (HTTPS, TLS) pour la transmission de données.
• Accès restreint : Accès limité aux renseignements personnels uniquement aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs fonctions.
• Formation : Formation régulière de notre équipe sur les bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
• Surveillance : Surveillance continue de nos systèmes pour détecter et prévenir les incidents de sécurité.
• Sauvegarde : Procédures de sauvegarde sécurisées et tests réguliers de récupération.

8. Vos droits

La Loi 25 vous confère plusieurs droits importants concernant vos renseignements personnels. Nous nous engageons à respecter et à faciliter l'exercice de ces droits :

• Droit d'accès : Vous avez le droit de savoir quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et d'obtenir une copie de ces renseignements.
• Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets.
• Droit de retrait du consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles.
• Droit de portabilité : Vous pouvez demander que vos renseignements soient transmis à une autre organisation dans un format structuré et couramment utilisé.
• Droit de dénonciation : Vous avez le droit de dénoncer une pratique qui ne respecte pas la Loi 25 à la Commission d'accès à l'information du Québec.

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter à l'adresse indiquée à la section 2. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai de 30 jours, sauf circonstances exceptionnelles.

9. Modifications de cette politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques ou pour d'autres raisons opérationnelles, légales ou réglementaires. Toute modification sera publiée sur cette page avec une nouvelle date d'entrée en vigueur.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique pour rester informé de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

10. Contact

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, n'hésitez pas à nous contacter :