FAQ : La transformation numérique pour la PME québécoise

La transformation numérique consiste à intégrer les technologies au cœur de vos activités pour réinventer fondamentalement vos processus et la valeur que vous offrez à vos clients.

Il ne s'agit pas simplement de mettre à jour des outils. Par exemple, la numérisation consiste à numériser une facture papier en format PDF. La transformation, elle, utilise la technologie pour réinventer tout le processus : un système automatisé reçoit la facture, en extrait les données, l'achemine pour approbation, traite le paiement et analyse les dépenses pour identifier des économies. C'est une réinvention de votre façon de travailler.

C'est un impératif de survie et de croissance dicté par deux réalités locales incontournables : la pénurie de main-d'œuvre et la hausse des coûts d'exploitation.

Dans ce contexte, la seule voie durable vers la croissance est d'augmenter la productivité de chaque membre du personnel. L'automatisation, l'optimisation des processus et la prise de décision basée sur les données sont les moyens les plus directs pour y parvenir.

Le gouvernement du Québec a reconnu cette réalité et soutient activement ce virage avec des programmes majeurs comme l'Offensive de transformation numérique (OTN).

Il est cependant erroné de penser que des technologies comme l'IA vont complètement remplacer les humains. Bien que les avancées soient rapides, l'IA offre pour le moment un gain de productivité en venant soulager l'humain de certaines étapes des processus au sein des entreprises.

Vous ne réduirez donc pas votre personnel demain matin. Au contraire, vos équipes munies des outils appropriés seront plus performantes et vous offriront des gains notables. Souvent, comme employeur, vous leur offrirez une meilleure qualité de vie en les soulageant de tâches lourdes et répétitives.

La numérisation change vos outils, alors que la transformation numérique change votre façon de travailler.

• La numérisation est la conversion d'un processus existant d'un format analogique à numérique. Par exemple, remplacer un formulaire papier par un formulaire en ligne. L'outil change, mais le processus sous-jacent reste le même.
• La transformation numérique utilise la technologie pour réinventer ce même processus. Au lieu de simplement remplir un formulaire en ligne, le système pourrait guider le client, valider les informations en temps réel et déclencher automatiquement la commande, sans intervention manuelle.

L'étape initiale la plus logique et la moins risquée est de commencer par un diagnostic numérique.

Cette analyse, menée par un expert, évalue la maturité de votre entreprise (processus, technologies, compétences) et produit une feuille de route claire des projets prioritaires. Les gouvernements fédéral et provincial encouragent fortement cette démarche. Des programmes comme le PCAN fédéral et le volet diagnostic du programme ESSOR d'Investissement Québec offrent des subventions pour financer ce diagnostic.

Vous devez partir de vos problèmes d'affaires concrets, et non de la technologie.

Adoptez une approche en trois temps :

1. Identifiez 1 à 3 irritants majeurs : « Nos soumissions prennent trop de temps », « Nous manquons de visibilité sur la rentabilité de nos projets ».
2. Traduisez-les en objectifs mesurables : « Réduire le temps de création des soumissions de 50 % », « Obtenir un rapport de rentabilité par projet en un clic ».
3. Choisissez la technologie ensuite : Une fois l'objectif clair, demandez-vous quel outil (CRM, ERP, etc.) vous permettra de l'atteindre.

Cette méthode garantit que chaque investissement technologique est directement lié à un gain d'affaires quantifiable. C'est exactement ce que propose la méthodologie éprouvée de Force5. Nos spécialistes sauront rapidement identifier quels sont les enjeux qui méritent votre attention et offrent le potentiel de gains mesurables.

La stratégie la plus efficace est une approche par phases, mais celle-ci doit absolument être précédée par l'établissement d'une vision globale.

Avant de découper le projet en morceaux, il est impératif de définir la cible à atteindre. Cette vision d'ensemble assure que chaque phase future sera compatible avec les autres, évitant ainsi les silos technologiques et les investissements redondants. Cette première étape stratégique est une spécialité de Force 5, agissant comme votre chef d'orchestre pour garantir la cohérence de votre transformation.

Une fois cette vision établie, vous pouvez découper le projet en phases plus petites et gérables. Par exemple :

• Phase 1 : Implanter un CRM pour centraliser les données clients.
• Phase 2 : Lancer une plateforme de commerce en ligne.
• Phase 3 : Intégrer un progiciel de gestion intégré (ERP).

Cette approche vous permet de cumuler les subventions de manière stratégique. Vous pouvez utiliser la subvention du PCAN (jusqu'à 15 000 $) pour la planification, puis une subvention ESSOR (jusqu'à 50 000 $) pour l'implantation de la phase 1, et enfin bénéficier du crédit d'impôt C3i.

Le projet doit être piloté directement par le dirigeant de l'entreprise.

La transformation numérique est un projet d'entreprise, pas un projet informatique. Le facteur de succès numéro un est l'implication forte et visible de la direction. Le dirigeant doit agir comme le véritable "chef d'orchestre", en portant la vision et en mobilisant les équipes. La mise en œuvre technique peut être déléguée, mais l'engagement stratégique ne peut l'être.

Pour approfondir ce rôle crucial de gouvernance, nous vous invitons à consulter nos articles sur le sujet. Bien qu'ils traitent spécifiquement de la gouvernance de projets ERP et CRM, les principes fondamentaux s'appliquent à toute initiative de transformation numérique :

• Gouvernance ERP et CRM, partie 1
• Gouvernance ERP et CRM, partie 2
• Gouvernance ERP et CRM, partie 3

Pour la majorité des PME, le point de départ devrait être la maîtrise d'un ensemble de technologies fondamentales.

1. Infonuagique (Cloud) : C'est la fondation. Elle élimine les serveurs coûteux, offre de la flexibilité et permet le travail à distance sécurisé.
2. ERP (Progiciel de Gestion Intégré) : C'est l'épine dorsale de vos opérations. Il intègre la finance, les stocks, la production et les ressources humaines pour une vue d'ensemble en temps réel.
3. CRM (Gestion de la Relation Client) : C'est le cœur de vos ventes. Il centralise toutes les informations sur vos clients pour mieux les servir et fidéliser votre clientèle.
4. Intelligence d'affaires (BI) et entrepôt de données : Ces outils transforment vos données brutes en informations stratégiques. Ils vous permettent de créer des tableaux de bord et des rapports pour prendre des décisions éclairées.
5. Portails WEB : Ils servent de portes d'entrée numériques pour vos clients, fournisseurs ou employés, leur donnant un accès sécurisé à l'information et aux services dont ils ont besoin, améliorant ainsi l'efficacité et l'expérience utilisateur.

La maîtrise de ces technologies vous donnera les données propres et structurées nécessaires pour, plus tard, explorer des outils plus avancés comme l'intelligence artificielle.

Appuyez-vous sur les organismes sectoriels québécois financés par le gouvernement pour obtenir des conseils spécialisés.

Le meilleur système pour un manufacturier n'est pas le même que pour une entreprise de construction. L'écosystème québécois offre des ressources spécialisées pour vous guider, telles que :

• Manufacturier : Centre national intégré du manufacturier intelligent (CNIMI).
• Construction : Association de la construction du Québec (ACQ).
• Transformation alimentaire : Conseil de la transformation alimentaire du Québec (CTAQ).

Ces organismes offrent de l'accompagnement et des conseils subventionnés pour vous aider à choisir les bonnes technologies.

Faites de la capacité d'intégration un critère de sélection principal dès le début du processus.

Beaucoup de PME dépendent de logiciels plus anciens qui communiquent mal avec les outils modernes, créant des silos de données. Pour éviter ce piège, posez des questions directes aux fournisseurs potentiels :

• Votre plateforme dispose-t-elle d'une interface de programmation (API) bien documentée ou de capacité d'intégration par webservices ou microservices accessible de vos autres logiciels?
• Offrez-vous des connecteurs pour les logiciels déjà déployés dans votre entreprise?
• Pouvez-vous fournir des études de cas d'intégrations réussies avec des entreprises de notre secteur?

Dans le cadre de mandats plus larges de stratégie de transformation numérique, les experts de Force5 sont d'ailleurs appelés à revoir l'architecture de données globale d'une entreprise. Il nous arrive fréquemment de sélectionner des outils de connectivité interapplications ou de repenser entièrement les flux de données pour assurer une circulation fluide et logique de l'information.

Impliquez votre personnel tôt dans le processus et communiquez clairement la vision.

La résistance vient souvent de craintes légitimes (perte d'emploi, difficulté d'apprentissage). Plutôt que de la combattre, utilisez-la comme une source d'information.

• Impliquez tôt : Créez un groupe d'utilisateurs "champions" pour tester les solutions.
• Communiquez le "pourquoi" : Expliquez comment les nouveaux outils vont faciliter leur travail et augmenter leur valeur.
• Écoutez activement : Organisez des rencontres pour recueillir les commentaires. Un employé qui trouve un processus trop complexe n'exprime pas seulement une frustration; il a peut-être identifié une faille majeure ou une opportunité d'amélioration significative. N'oubliez pas que les innovations les plus percutantes viennent souvent de l'intérieur. En traitant chaque commentaire comme une source potentielle d'innovation, vous transformez la gestion du changement en un puissant moteur d'amélioration continue.

Adoptez une stratégie en trois volets : former, subventionner et automatiser.

L'embauche de spécialistes est difficile et coûteuse au Québec. La solution repose sur une approche combinée :

1. Former : Priorisez la formation de votre personnel actuel. Des programmes gouvernementaux peuvent subventionner ces formations.
2. Subventionner : Utilisez des programmes comme Novascience, qui subventionne l'embauche de jeunes diplômés pour intégrer de nouvelles compétences.
3. Automatiser : Choisissez des technologies simples qui ne requièrent pas de compétences de pointe, comme les plateformes "low-code/no-code".

La cybersécurité est un enjeu stratégique qui repose sur trois piliers : la continuité des affaires, la conformité légale et la confiance des clients.

En devenant plus numérique, votre PME devient une cible plus attrayante. La cybersécurité n'est plus une simple dépense informatique, mais une fonction essentielle pour :

• La continuité des affaires : Une cyberattaque peut paralyser vos opérations.
• La conformité légale : La Loi 25 au Québec vous impose des obligations strictes sur la protection des renseignements personnels.
• La confiance des clients : Une bonne posture de sécurité devient un avantage concurrentiel.

Il est souvent plus facile et rapide d'augmenter la productivité de votre personnel en place que de recruter et former de nouvelles ressources. La clé est d'intégrer des technologies performantes directement dans leurs processus de travail actuels.

Cherchez les points de friction dans vos opérations : les blocages, les étapes qui consomment du temps inutilement, ou les erreurs qui se répètent. Ce sont des cibles parfaites pour des gains rapides.

À titre d'exemple, dans des flux de traitement de documents, l'IA peut améliorer la qualité et la rapidité du travail. Des analyses qui étaient autrefois trop complexes ou coûteuses à envisager peuvent maintenant être soutenues par des outils d'IA économiques à mettre en place. Il ne s'agit pas nécessairement de lancer un projet majeur, mais de saisir des opportunités ciblées pour un impact immédiat.

Utilisez une approche de "tableau de bord équilibré" qui mesure les gains financiers, opérationnels et clients.

Le ROI d'une transformation numérique va au-delà d'un simple calcul financier. Suivez trois types de mesures :

1. Métriques financières : Augmentation des revenus, réduction des coûts.
2. Métriques opérationnelles : C'est ici que vous mesurez l'impact sur la pénurie de main-d'œuvre. Suivez la réduction des heures manuelles, la diminution des temps de livraison ou l'augmentation de la production avec le même personnel.
3. Métriques clients : Augmentation du taux de satisfaction et de la rétention.

Les bons indicateurs sont ceux qui mesurent directement l'atteinte des objectifs d'affaires que vous avez fixés au départ.

Évitez les indicateurs génériques. Si votre objectif initial était de "réduire le temps de création des soumissions de 50 %", alors votre indicateur de performance principal sera le "temps moyen de création d'une soumission". La clarté de vos objectifs initiaux simplifie grandement le choix de vos indicateurs.

Un écosystème complet de subventions fédérales et provinciales existe pour financer chaque étape de votre projet.

Voici les programmes incontournables :

• PCAN (Programme canadien d'adoption du numérique) : Idéal pour commencer. Offre jusqu'à 15 000 $ pour financer votre plan numérique.
• Programme ESSOR : Géré par Investissement Québec, il finance le diagnostic (jusqu'à 20 000 $) et la mise en œuvre de votre plan (jusqu'à 50 000 $).
• Crédit d'impôt C3i : Un crédit d'impôt provincial remboursable sur l'achat de matériel informatique et de logiciels de gestion.
• Fonds C de Desjardins : Couvre 25 % des coûts de projets (jusqu'à 10 000 $) liés à la transformation numérique.

Un dossier bien préparé, avec un diagnostic solide et des objectifs clairs liés à la productivité, est la clé.

Les organismes subventionnaires financent des projets qui ont un impact clair et mesurable. Pour mettre toutes les chances de votre côté :

1. Commencez par un diagnostic : Un plan validé par un expert externe donne une crédibilité immense à votre demande.
2. Ayez un plan clair : Présentez un projet structuré avec des objectifs, un échéancier et un budget détaillés.
3. Focalisez sur la productivité : Démontrez comment votre projet aidera votre entreprise à produire plus avec les mêmes ressources. C'est le nerf de la guerre dans le contexte économique actuel.