Depuis le début des années '90, les nouvelles écoles de gestions donnent beaucoup d'emphase dans la gestion de la performance. Une panoplie de techniques de gestion et d'outils appuyant ce travail ont été mis de l'avant. Mais l'utilisation de tels outils reste quand même l'apanage des grandes entreprises. Force5 a mis sur pied le centre de gestion de la performance qui vise les moyennes entreprises et organisations en leur apportant non seulement le soutien pour considérer de telles techniques de gestion, mais aussi une équipe de spécialistes technologiques qui met en place les outils nécessaires à cette transformation.
Comptabilité analytique
La comptabilité analytique se base sur l'addition, à chaque transaction, de dimensions analytiques qui plus tard serviront à la rédaction de rapports. Que ce soit dans la ventilation de revenus/dépenses ou encore pour avoir une vision des rapports financiers par centre d'activité ou par centre de profits, ces dimensions font maintenant partie intégrante des systèmes PGI/ERP modernes. En réponse aux besoinx de l'entreprise de rédaction de rapports, la stratégie dimensionnelle définit le modèle financier du système transactionnel.
Par modèle financier, nous entendons la géographie de la charte de compte qui pourra être réduite par l’introduction de dimensions. La rédaction de rapports sera alors faite par dimension plutôt que par des comptes et des sous-comptes du grand livre. Cette stratégie dimensionnelle établit alors les schémas comptables des transactions. Et en finalité, les flux de données nous amènent à construire une vision analytique (OLAP) des transactions de l’entreprise sur laquelle rapports, bulletins et tableaux de bord peuvent être construits. Cette approche dimensionnelle, si elle est bien planifiée, n’alourdira pas l’introduction de transactions. Par contre, si l’approche dimensionnelle n’est pas bien réfléchie, l’introduction de données peut alors devenir un cauchemar.
Dans notre pratique de diagnostic ERP, nous constatons que malheureusement bien peu d'efforts est mis sur le modèle de la comptabilité analytique et de la dimensionnalité des transactions. Le défi en vaut pourtant la peine, puisque la rédaction de rapports et l’utilisation d’outils de gestion de la performance sont la première justification pour mettre en place un système PGI/ERP.
Il y a trois grandes familles de dimensions :
Les dimensions financières (par exemple : centres de profits, unités d'affaires... )qui en général sont réservées au grand livre et aux rapports financiers;
Les dimensions opérationnelles (par exemple : gammes de produit, territoires, vendeurs, usines, entrepôts...) qui en général sont retrouvés aux auxiliaires et dans les systèmes transactionnels (WMS, FT, portails web);
Les dimensions synthétiques sont crées en dehors des systèmes financiers et transactionnels dans des cubes OLAP. Ces dimensions sont plus complexes.
L'équipe Force5 est passé maitre dans l'élaboration de la stratégie dimensionnelle et le design de modèle financiers qui donne, à la fois, la granularité de l'information souhaitée par la rédaction de rapports et la simplicité d'utilisation des systèmes transactionnels. Nos experts implantent des systèmes PGI/ERP depuis bientôt 30 ans et ils ont été formés à l'intelligence d'ffaires dans la première cohorte d'experts formés par Oracle en 1995.
Laissez-nous vous accompagner dans la réforme de vos stratégies de comptabilité analytique.
Job costing et comptabilité par activité
Nos travaux avec les gestionnaires de nombreuses PME nous démontrent que, bien que le sujet devrait être maitrisé, les PME ont quand même de grands défis à effectuer une comptabilité par activité et un job cost.
La comptabilité par activité est parmi les premiers outils de gestion de la performance et pourtant, elle est toujours aujourd'hui aussi vitale qu'à l'époque. Un tableau de bord moderne sans capacité d'analyse de ventilation des coûts est impensable, puisque le gestionnaire ne pourra pas pousser l'analyse des écarts plus loin que de savoir qu'il y a un problème.
Trop souvent, un manque d'automatisation de la collecte d'informations transactionnelles justifie l'absence d'une analyse par projet, par activité ou par famille de coûts.
Laisser-nous vous montrer :
comment définir votre stratégie d`analyse par activité;
comment mettre en place une automatisation transactionnelle et un système de rédaction de rapports;
comment choisir des outils technologiques pour rendre l'opération rentable;
comment diffuser dans l'entreprise une culture de gestion par projet/activité/coût.
Bulletin de performance
Bien que le bulletin de performance soit en usage depuis plus longtemps que le tableau de bord, il reste aujourd'hui un outil avec une approche différente et encore utile. Le tableau de bord analyse la progression de l'obtention des objectifs avec des grands indicateurs clés. Le bulletin lui, chiffre plus spécifiquement les résultats actuels et les tendances brutes.
Par contre, un bulletin trop chargé ou trop ventilé sera rendu illisible de par sa complexité. Nos experts sauront vous aider à établir une stratégie de bulletin par rôle qui vise l'intervenant, son champ d'action et surtout son pouvoir de corriger le tir.
Nos technologues vous aideront à choisir et à mettre en place une infrastructure de bulletins de performance qui s'harmonise avec vos outils de tableaux de bord.
Tableaux de bord
Bien que très simple à lire, le tableau de bord est rempli de défis que l'équipe de Force5 saura rendre réalisable pour vous et votre entreprise.
Gestion de la performance, intelligence d'affaires et tableaux de bord
En matière de gestion de la performance, un outil des plus adoptés depuis le début des années 2000, est le tableau de bord. Bien que relativement simple à fabriquer avec un tableur, il est par contre beaucoup plus difficile de mettre en place cet outil, de manière récurrente et permanente. Composé d'indicateurs clés qui mesurent la performance de l'entreprise, il regroupe en une page visuelle l'état des choses et met en évidence les forces et faiblesses de l'entreprise.
Une école de gestion
En fait, cette idée était déjà une pratique existante dans les meilleurs entreprises à la fin des années 80. Deux chercheurs, Messieurs Kaplan et Norton, formaliseront les meilleures pratiques d'équilibre pour gérer la performance d'une entreprise avec leur théorie du balanced scorecard. Encore aujourd'hui, ces principes sont appliqués. Mais les pratiques modernes de gestion de la performance vont bien plus loin que le simple tableau de Kaplan et Norton. Nous nous engageons à partager avec vous, nos recherches les plus récentes autant dans les meilleurs pratiques de design des tableaux que dans les méthodes modernes de gérer la performance à l'aide de tels outils.
Un design personnalisé
Malheureusement, il n’est pas possible de designer un tableau de bord universel. Une analyse de l’état des projets sera vitale pour une entreprise de service, alors qu’elle ne veut rien dire pour un distributeur/importateur qui ne fait pas de gestion par activité. Le tableau de bord doit donc être conçu spécifiquement pour les besoins de gestion de l’entreprise et plus particulièrement, pour son modèle d’affaires. Dans notre approche du design personnalisé d’un tableau de bord, nous partons, bien sûr, d’une base définie pour votre industrie, mais il faut rapidement adapter la démarche au modèle d’affaires spécifiques de l’entreprise. De pluss le plan d’affaires et la réflexion stratégique influenceront la composition du tableau et les indicateurs clés choisis. Pour le gestionnaire, le défi réside à faire le bon choix d’indicateur; notre vision très large des industries manufacturière, de distribution et de services saura vous guider vers les bons choix.
Les défis du gestionnaire
Une des meilleures pratiques dans la mise en œuvre d’outils de gestion de la performance est de décliner le tableau selon le rôle de son lecteur. Un membre de l’exécutif aura une vision très synthétique de l’état de l’entreprise, alors qu’un directeur aura une vision plus opérationnelle. Un superviseur aura une vision départementale de son univers et l’employé verra son bulletin de performance personnel.
Bien comprendre les relations entre la mesure, le rôle de l’intervenant, son champ d’action et son pouvoir de redresser un écart de performance deviendra vital dans le design pour en venir à un tableau compris, utilisé et stratégique dans la gestion de l’entreprise. Dans notre mandat type, nous examinons les rôles, les responsabilités et les champs d’action des intervenants et nous avons alors une approche définie sur le pouvoir et l’autorité d’agir. Cette approche est probablement une des plus modernes dans l’utilisation des outils de gestion de la performance, mais pour y arriver, vous aurez besoin de notre équipe multidisciplinaire qui englobe autant des stratèges en gestion que des technologues aguerris.
Les défis du balisage
Une fois les bons indicateurs choisis, il est souvent souhaitable de faire du balisage avec des données publiques de l’industrie pour comparer l’entreprise à la moyenne. C’est le balisage des indicateurs. Un grand défi réside à s’assurer de comparer nos indicateurs à de vrais comparables. Souvent les indicateurs similaires entre deux entreprises qui agissent dans le même secteur mais n’ayant pas exactement le même modèle d’affaires seront difficile à comparer. Par exemple, un distributeur manufacturier qui veut se comparer à des indicateurs clés pour l’industrie de distribution devra décontaminer son modèle financier de la partie manufacturière.
Cette transformation a de grandes ramifications et il s’agit alors de redessiner les flux comptables de la charte de comptes, les flux dimensionnels de la comptabilité analytique et surtout, de refaire une mise à niveau de vos systèmes transactionnels sans pour autant briser les processus d’affaires qu’ils soutiennent.
En intégrant des ressources de Force5 dans votre équipe de travail, vous pourrez choisir les bons comparables et surtout, identifier les sources fiables de balisage. De plus, le balisage en mode manuel peut être ardu; donc l’introduction de nouvelles technologies dans le processus sera probablement au menu et nos experts connaissent les outils appropriés pour votre projet.
Les défis humains
L’adoption des outils de performance demande une gestion du changement qui passe par un plan de communication efficace; mais aussi, il faut investir dans la formation, la diffusion et surtout dans la culture de la performance mesurée.
Nos intervenantd séniors ont tous géré des entreprises où la culture de la performance était déployée. Au cours des années, ils ont aussi déployé les outils et la culture chez un nombre impressionnant de clients. Que ce soit dans les secteurs manufacturier, pharmaceutique, de distribution ou de services professionnels, les défis restent sensiblement les mêmes, mais les incitatifs d’adoption ne sont pas nécessairement les mêmes. Laissez-nous vous guider vers une gestion du changement simplifiée et une adoption rapide de vos nouvelles technologies de gestion de la performance.
Les défis techniques
A première vue, les technologies de gestion de la performance sont plutôt intimidantes. Il faut interfacer les systèmes transactionnels avec les outils analytiques; choisir des outils de modélisation; choisir et configurer les outils de présentation; assurer la sécurité de l’information selon l’intervenant. Il faut, en plus, mettre en place des systèmes d’extraction transactionnels qui ne dérangent pas le quotidien de votre PGI/ERP.
Cette tâche revient à nos technologues spécialisés. Ils ont, au cours des 20 dernières années, développé une dextérité rafraichissante dans le design et la mise en place de systèmes analytiques. Que ce soit pour choisir une plateforme d’analyse, établir une modélisation de données ou simplement implanter un tableau de bord, ils sauront vous livrer un projet dans les temps et au budget prévus.
Le défi budgétaire
À la fin de votre projet d’implantation PGI/ERP, vous étiez essoufflé, pour ne pas dire épuisé. Les budgets souvent dépassés ne laissent pas beaucoup de place aux outils de gestion de la performance. Plus souvent qu’autrement la gestion de la performance sera faite dans un bon vieux Excel qui ne coûte pas cher. Par contre, est-ce vraiment une économie? Si on considère l’effort, les heures supplémentaires, les erreurs de transcription, la non fiabilité d’une information manipulée de main d’homme, l’économie s’estompe. Mais à la fin, trop souvent le bulletin de performance ou le tableau de bord est rédigé une fois par quart ou par mois, plutôt qu’une fois par semaine, alors que les cycles de gestion sont bien plus courts. Dans certain cas, la rédaction du tableau demande tellement d’efforts qu’il est simplement mis de côté et la gestion de la performance est alors basée sur des impressions plutôt que sur des faits.
Certains de vos objectifs vont requérir des investissements importants dans les technologies. Force5 peut vous aider à mesurer l'effet des différents investissements, les prioriser et dans le cas des technologies, développer une stratégie d'acquisition et de déploiement qui rencontrera vos objectifs et vos ressources financières et humaines.
Force5 pour le succès de votre implantation
Le succès de notre démarche unique est basé sur notre orientation client, l'expérience acquise sur un nombre impressionnant d'implantations de sites et le développement continuel de nos compétences. Le résultat : un projet réussi, livré dans les délais prévus et surtout, respectant votre budget. C'est ce qui nous a valu de bâtir des relations durables et la fidélité de nos clients… Notre liste de référence et nos succès en font la preuve !
À la base de notre philosophie d'affaires, tous nos gestes adoptent une attitude d'accompagnement et surtout, une ouverture que vous ne retrouverez pas chez de simples consultants traditionnels. Ces valeurs qui expriment notre style unique.
Table des matières
Centre d'expertise en gestion de la performance
