Centre d'expertise PGI/ERP indépendant

En réponse à la demande grandissante d’expertise indépendante sur les logiciels de gestion intégrés, Force5 a mis sur pied un groupe de travail spécialisé indépendant de la technologie. Bien que les membres de l’équipe soient tous des technologues aguerris, nous accompagnons notre client dans une meilleure relation avec son intégrateur/revendeur.  Issus de nos méthodologies de médiation dans certains cas où l’implantation n’a pas donné les résultats escomptés, nous avons conçu des mandats de diagnostics, de redressement ou de redesign qui exploitent les actifs technologiques. Parmi les attributs les plus appréciés par nos clients, on retrouve l’indépendance, la justesse et la neutralité de nos analyses. Nous ne revendons aucune licence de logiciel de gestion, même si nous sommes des experts en implantation.

Diagnostic PGI/ERP

Trop souvent lors de l’implantation initiale d’un logiciel PGI/ERP, l’effort demandé est tel que les vieux processus d’affaires déjà en place dans l’entreprise sont tout simplement transposés dans le nouveau logiciel sans pour autant être optimisés. Dans cette situation, les gains de productivité attendus par le nouveau logiciel ne sont pas au rendez-vous.

Dans d’autres cas, le modèle financier, les flux de revenus et dépenses ne sont pas optimaux pour les besoins actuels de rédaction de rapports (reporting).

Dans certains cas plus graves, le modèle financier est contaminé et il n’est pas possible de dégager des indicateurs clés essentiels à la mesure de la performance.

Finalement, lors d’une première implantation, il arrive souvent que l’équipe de gestion n’ait pas choisi une stratégie d’analyse dimensionnelle optimale. Dans ce cas, la géographie de la charte de compte est souvent trop lourde ou trop ventilée. Les dimensions financières sont, aux fins de rédaction de rapport, contaminées par des dimensions opérationnelles. La stratégie globale de rédaction de rapport demande une restructuration. En redistribuant les dimensions financières (au GL), opérationnelles (dans les auxiliaires) et synthétiques (dans les cubes OLAP), la comptabilité analytique sera alors plus fluide, plus robuste et surtout plus simple à maintenir.

Dans tous ces cas, le diagnostic ERP vise à émettre des recommandations sur la réforme du modèle sans briser les processus d’affaires vitaux à l’entreprise.

Sélection de solutions PGI/ERP

Notre équipe décline des expertises dans la vaste majorité des logiciels PGI en vogue comme Microsoft Dynamics (GP, Nav et AX), Infor, SAP pour n’en nommer que quelques-uns. Au cours des 30 dernières années, nous avons aussi interagit dans des technologies Baan, Oracle, Lawson, Macola, Solomon, entre autres. En fait, la plupart du temps, la problématique ne réside pas dans la technologie, mais plutôt dans une démarche claire servant à identifier en préimplantation, les processus d’affaires à optimiser avant même de choisir le logiciel qui sous-tendra la transformation de l’entreprise.

À ce chapitre, les experts de Force5 sont appréciés de leurs clients pour structurer un appel d’offres intelligent qui vise l’état des processus à mettre en place plutôt qu’un copier-coller des processus déjà existants et souvent déficients.

Couvrant l’accompagnement complet de la démarche de sélection de votre prochain logiciel PGI/ERP, Force5 peut vous aider à établir les besoins, les priorités, la liste des incontournables vs la liste des caractéristiques intéressantes, mais non prioritaires. Partageant notre vaste expérience comme revendeur (la majorité de nos experts ont été revendeurs dans leur carrière), nos clients ont plus de facilité à créer une situation gagnante avec le revendeur/intégrateur choisi.

Une sélection de logiciels PGI/ERP à la façon Force5, c’est bien plus qu’un questionnaire interminable de caractéristiques et de fonctionnalités.

Préimplantation de logiciels PGI/ERP

Le processus d’implantation d’un PGI/ERP passe par une série d’ateliers où le revendeur désire documenter et analyser les processus d’affaires de son client.  Au cours de ces ateliers, la question posée est trop souvent « Comment faites-vous les choses? » plutôt que « Comment devriez-vous faire les choses de manière optimale? ». Les contraintes budgétaires de son projet d’implantation font de votre intégrateur un intervenant pressé de mettre en place son logiciel. De plus, son expertise est souvent limitée en matière de conseil stratégique en gestion et la réforme de processus est un enjeu dont il se préoccupe que très superficiellement.

Dans un mandat de préimplantation, Force5 vous amène à réfléchir à vos processus avant ces rencontres.  De plus, la cartographie des processus, que l’équipe de Force5 vous aidera à exécuter avant la phase d’implantation, vous permet alors d’optimiser les processus.

Dans le même ordre d’idée, la vaste majorité des implantations relègue l’analyse de la rédaction de rapport (reporting) à la fin du processus d’implantation. Dans ce contexte, le modèle financier et les flux comptables sont rarement alignés avec les besoins finaux de rapports. Une préimplantation vous permet de définir d’entrée de jeux votre modèle financier, les besoins dimensionnels de la comptabilité analytique et la stratégie d’intelligence d’affaires qui sera souhaitée à la fin du projet d’implantation.

À la fin du processus de préimplantation, vous serez munis d'outils pour optimiser la communication avec votre revendeur, accélérer les ateliers de configuration et surtout, garantir que les objectifs de gains de productivité seront atteints; sans compter les économies finales pour avoir profité de votre projet d’implantation afin d'optimiser vos processus d’affaires.

Accompagnement d'implantation

Le marché des PGI/ERP est rempli d’histoires d’horreur de projets d’implantation qui ont été livrés en retard, hors budget ou qui ont simplement été abandonnés faute d’espoir d’obtenir les gains de productivité attendus. Lors d’une implantation, l'un des problèmes courants est l’affrontement naturel entre le revendeur et son client. Le revendeur est un expert technique qui ne comprend pas toujours le besoin d’affaires de son client. Le client est un expert dans la gestion de son entreprise, mais il ne comprend pas toujours les aspects techniques du logiciel. De cet affrontement surviennent toujours des difficultés.

Dans ses mandats d’accompagnement d’implantation, Force5 devient l’expert interne du client et fait la médiation des demandes pour rester dans un cadre réaliste pour le revendeur. De plus, il permet au client de mieux comprendre les contraintes; puisque Force5 reste neutre technologiquement, son analyse reste crédible pour le client. Le revendeur y gagne au jeu, car la gestion du projet et des écarts de projet sont faits dans un environnement neutre, juste et libre de contraintes.

Du point de vue interne, l’intervention de Force5 vous apporte un meilleur plan de communication, une stratégie de « go-live » moins perturbative pour la continuité opérationnelle et surtout, une assurance de la validité du transfert de vos historiques dans un nouveau contexte optimal.

L’équipe de séniors de Force5 est riche de plus de 100 implantations réussies et nos clients nous ont tous confirmé qu’un accompagnement neutre était souhaitable. 

Services post implantation

Une fois le nouveau logiciel mis en place, les mandats de post implantation passent par la diffusion dans l’entreprise, l’éducation des employés, la réforme des rapports et tableaux de bord et bien sûr, l’exploration de l’étape suivante : la mise en place de l’intelligence d’affaires et des outils de gestion de la performance.

Force5 offre toute la gamme des travaux post implantation et assure non seulement l’adoption et la diffusion, mais mesure le niveau d’obtention de vos objectifs à mettre en place un nouveau système de gestion.

Formation de vos ressources

Bien sûr, il y a l'utilisation du progiciel à maîtriser, mais basée sur notre expérience, la formation du personnel est bien plus complexe et importante pour n'être réduite qu'à simplement envoyer des employés chez le revendeur de licences ou le manufacturier pour suivre des cours génériques sur le progiciel. Dans ce contexte, il y a bien des chances que vos personnes ressources ne comprennent pas tous les aspects spécifiques de votre implantation et des buts visés.

Le retour sur l'investissement en matière de progiciel de gestion passe par l'utilisation du logiciel de manière conforme aux méthodes de travail qui auront été choisies dans l'analyse des écarts. Tous les progiciels de gestion ont des méthodes génériques; mais qu'en est-il de ce qui est spécifique à votre implantation et surtout, aux changements de méthodes de travail qui, dans bien des cas, justifient la mise en place d'un progiciel chez vous?

La solution est une formation personnalisée à votre entreprise. Nos ressources spécialisées dans la formation des employés sauront assurer la création d'un programme de formation personnalisée spécifique à chaque service de votre entreprise.

Suivi post-implantation pour vaincre la résistance aux changements

Nous en sommes à l'une des étapes les plus sous-estimées par plusieurs entreprises, mais les plus importantes de tout le projet. Le logiciel est en place et fonctionnel, votre personnel a été formé, mais pourtant, malgré toute la préparation et les analyses de départ, il reste encore quelques vestiges des anciennes méthodes.

Votre personnel utilise encore ce bon vieux chiffrier Excel pour faire le suivi de projet au lieu d'utiliser les rapports de gestion de votre progiciel? En fait, à cette étape de votre projet, vous découvrirez la propension de la nature humaine à retourner à ce qui est acquis, ce qui est confortable et surtout, ce qui est facile. Il est plus aisé pour votre employé de refaire une tâche en parallèle, dans son vieil outil de travail que d'adopter une toute nouvelle méthode de travail dans votre progiciel. Ce travail en double, et souvent en secret, élimine complètement le gain de productivité attendu de l'implantation d'un progiciel.

Pour vous aider dans le suivi post-implantation, nous avons donc mis en place, dans nos mandats, trois outils clés. Tout d'abord, nous développons avec vous des mesures de rendement sur investissement qui calculeront le taux de succès et nous vous aviserons sur les écarts de gains, économies ou les augmentations de productivité obtenues. Ensuite, nous appliquons une méthodologie de travail pour détecter les points de résistance les plus critiques dans votre organisation et mesurer le niveau de résistance aux changements. Finalement, nous vous aidons à dresser un portrait clair de ce qui reste à faire pour corriger les anomalies et aider vos ressources à adopter le changement.

C'est donc en assurant un suivi post-implantation que nous aidons le plus nos clients à garantir le rendement sur l'investissement pour l'ensemble du projet.

Force5 pour le succès de votre implantation

Le succès de notre démarche unique est basé sur notre orientation client, l'expérience acquise sur un nombre impressionnant d'implantations de sites, et le développement continuel de nos compétences. Le résultat : un projet réussi, livré dans les délais prévus et surtout, respectant votre budget. C'est ce qui nous a valu de bâtir des relations durables et la fidélité de nos clients… Notre liste de référence et nos succès en font la preuve!

À la base de notre philosophie d'affaires, tous nos gestes adoptent une attitude d'accompagnement et surtout, une ouverture que vous ne retrouverez pas chez de simples consultants traditionnels. Ces valeurs qui expriment notre style unique.